これぞまさしく、効果的な会議!

毎週火曜日は、ひょうご仕事と生活センターで勤務する北尾組スタッフ全員が
できるだけ集まるようにして、チームミーティングを開いている。組長の私も含め、
毎日出所しないメンバーもいるので、週に一度のこの情報共有の時間は、とても
貴重なひとときだ。毎回、最初に一人ずつ、プライベートな近況報告をしてから、
なごやかな雰囲気でスタート。

昨日は、今秋発行予定のワーク・ライフ・バランスに関する「手引書」の内容に
ついて、全員でブレーンストーミングをすることにしていた。時間は10時から14時。
10時出勤のメンバーや14時に来客予定のあるメンバーのために、この時間帯で
することに決定。出前を取り、ランチ時間も節約。
それでも、20数ページもある冊子の内容を決めるためには、決して十分な時間
ではないだろう、と覚悟はしていた。とりあえず、行けるとこまで行けたらいいかな、
と思っていた。

どうしても仕事の都合で参加できない一人のメンバーには、この仕事の主担当で
あるスタッフから、事前に内容について考え、当日参加する誰かに託すようにとの
メールが送られていた。そのメールは、他のメンバーにも送信されていたのだが…..。

会議当日。参加できないスタッフは、5ページにもわたるメモを同僚に託していた。
読むと、ずいぶん時間をかけ、真剣に考えてくれたことがよくわかる素晴らしいメモ
だった。彼のメモを読みながら、ひとしきり感心していると、驚いたことに、残りの
メンバー全員も、各自1~2ページのメモを用意して来ているではないか!
会議に参加できる彼らは、そこまでしておかなくてもよいのに……。

少し前にどこかで聞いた言葉だが、正直、『感動した!』
スタッフ全員がオーナーシップをもち、それぞれが、良いモノを作ろうという一心で、
時間をかけ、真剣に考えてくれていたのだ。

各自が自分たちの考えを事前にまとめてくれていたので、会議は大変スムーズに
進み、ブレーンストーミングの後、ネクストステップの役割分担まで決まり、予定より
30分も早く終了。残った30分はその他の情報共有の時間に充てることができた。

普通、会議に参加することが決まれば、事前の配布資料があれば、参加者は、
事前に目を通し、議題について考えをまとめて参加してくる筈だが、実際の職場で、
何名の人たちがそれを忠実に実行しているだろうか?参加者全員が、明確な目的を
共有し、事前準備をきっちりとしてきた上で、会議に参加すること。
当たり前のことだが、これぞまさしく、効果的な会議を開く秘訣と痛感した。


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